Modelo híbrido para eventos: experiencia enriquecida

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Pedro Sánchez (Madrid, 1990) es el director y cofundador de Grupo MET, una empresa que cuenta con una de las tecnologías de referencia a la hora de organizar y gestionar eventos, tanto presenciales como híbridos o puramente virtuales. Un tipo de herramienta vital hoy en la actualidad, cuando estamos viviendo una nueva era de oro de este tipo de actos tan valiosos a la hora de potenciar el networking y las relaciones profesionales. Para conocer un poco mejor qué es Grupo MET y su visión del sector, hemos hablado con Pedro.

Desde Grupo MET tenéis una visión privilegiada de cómo ha ido evolucionando la organización de eventos empresariales en los últimos años: desde el caos provocado por la pandemia, la apuesta por los eventos online, el paso a los híbridos, la vuelta al presencial… Echando la vista atrás, ¿cómo valoras esta evolución?

Nuestro sector ha sufrido mucho los últimos años, pero es un sector resistente y como la mayoría, actualmente está más digitalizado que nunca. 

Para Grupo MET el camino ha sido duro pero a la vez nos ha llevado a innovar constantemente para crear productos que respondan a las necesidades de cada momento: durante la pandemia con la virtualidad, post pandemia con eventos híbridos y en la actualidad con el foco principal en la presencia física.

Gracias a ello, hoy en día tenemos un software muy completo para organizar todo tipo de eventos. La clave ha sido tener un equipo profesional, creativo y capaz de ser ágil en todos los aspectos del negocio.

¿Cuáles crees que son las principales ventajas e inconvenientes del modelo presencial respecto del online?¿En qué casos es aconsejable el modelo híbrido?

Un evento presencial ofrece interacción directa y promueve la colaboración y la conexión humana. Sin embargo, tiene un alcance limitado. Por otro lado, el modelo online ofrece flexibilidad, menos compromiso y mayor alcance. Recomendamos un modelo híbrido como el más adecuado para eventos que busquen mayor audiencia y una experiencia enriquecida sin comprometer la interacción humana.

En este sentido, vuestra herramienta se adapta a todos estos formatos. ¿Cómo son vuestros clientes?¿Qué tipo de eventos son los más habituales en vuestro caso?

Como muy bien señalas, nuestra herramienta se adapta a todos los formatos y tipos de evento. Por eso mismo, nuestros clientes son muy variados, desde empresas grandes y pequeñas o administraciones públicas hasta promotoras de eventos, agencias y OPCs (organizadores de congresos). Lo que ocurre es que todos tienen un mismo objetivo en común: agilizar procesos, ser autónomos y mejorar la experiencia del asistente. 

A nivel de tipo de eventos, nuestros clientes organizan congresos, eventos corporativos, eventos B2B donde las reuniones y el networking son el valor más importante, talent fairs, grandes ferias, webinars, cursos, formaciones, ¡vamos, que estamos en todos los eventos!

Tenéis una amplia gama de servicios que va desde los formularios de registro hasta el control de accesos. ¿Cuáles son los más demandados?

Exacto, en Grupo MET ofrecemos una solución integral para eventos, que se divide en 4 módulos principales. El primero es Grupo MET Event App, que se enfoca en la comunicación del evento y la interacción entre los asistentes. Luego, tenemos Grupo MET Meetings & Matchmaking, que facilita el establecimiento de conexiones significativas entre los participantes. Seguido por Grupo MET Accesos, que abarca la gestión de registro y control de acceso al evento. Y finalmente, Grupo MET Virtual Venue, que proporciona un espacio online personalizado para ampliar la experiencia del evento. Los módulos más demandados suelen ser Registro y Accesos, así como también nuestra app de eventos.

¿Cómo es vuestro trabajo con las empresas que os contratan?¿Hay alguna necesidad de integración, ofrecéis servicio de asesoramiento, etc?

Nosotros tenemos muy claro que el ahorro de tiempo y la rentabilidad se consigue cuando nuestros clientes asimilan la herramienta y la pueden usar de forma autónoma en todos sus eventos. Es por esto que todo el proceso de acompañamiento y nuestro equipo de CSM está enfocado a conseguirlo.

A pesar de que ofrecemos documentación y recursos en formato escrito y vídeo que sirven como guía de instrucciones, algunos clientes requieren un nivel adicional de asistencia. Es por esto que ofrecemos una variedad de servicios vinculados a las licencias. Por ejemplo, ofrecemos servicios como la configuración y carga de contenido de la plataforma antes del evento, o nos encargamos de la instalación completa del sistema para la impresión de acreditaciones in-situ.

¿Cuáles son en tu opinión los errores más comunes que cometemos a la hora de realizar un evento corporativo?

A mi entender, los errores más comunes son la mala definición de los objetivos del evento y en consecuencia la falta de indicadores que te ayuden a entender si ha ido bien o no. 

¿Dónde está el secreto del éxito en este tipo de eventos?

Incluir en el evento la cantidad de elementos necesarios para tu objetivo. Me explico; no trates de cargar demasiado la experiencia si lo que quieres es invitar a tus mejores clientes a una cena para agradecerles su confianza. O lo contrario, si organizas una convención de 3 días no te olvides de incorporar herramientas para una comunicación efectiva con las que mantener informados y actualizados a los asistentes para que no se sientan perdidos.    

¿Cómo podemos valorar la satisfacción de los asistentes?

La forma más común de hacerlo es a través de encuestas post evento. También he visto herramientas que mediante cámaras son capaces de medir las emociones de los asistentes en tiempo real.

El gran tema del último año es la IA: todas las semanas surgen noticias relacionadas con sus aplicaciones. ¿Cómo la habéis integrado en vuestro negocio?¿Cómo valoras su potencial?

Hace unos días estuve en el Mobile World Congress y pude constatar que es una revolución de arriba a abajo. Todas las empresas presentaban nuevas soluciones basadas en esta tecnología. En Grupo MET estamos desarrollando nuevas funcionalidades que la incluyen y durante 2024 estarán disponibles, pero estamos siendo cautos. Nuestros clientes son muy sensibles con los datos y la propiedad intelectual. Utilizarla actualmente implica hacer un traspaso de datos a terceros que no siempre es viable.

Como hemos visto, la organización de eventos empresariales ha evolucionado tanto en los últimos años, que es probable que el Grupo MET de dentro de dos o tres años ofrezca servicios que ahora ni siquiera os planteáis. ¿Por dónde pasan vuestros planes de futuro?¿Cuáles crees que serán esas novedades que marcarán el sector hacia 2025?

Los wearables, la IA o la realidad aumentada con productos como las Apple Vision Pro ofrecen posibilidades que son muy interesantes para nuestro sector y estoy convencido que marcarán su futuro y también el de Grupo MET. 

¿Qué titular sobre tu empresa te gustaría leer en Marketing4eCommerce dentro de un año?

«Grupo MET abre una oficina en Londres».

¿Qué consejo le darías a tu Yo de hace diez años, si pudieras hablar con él?

Pásate el verano de viaje. 

 

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